Vos salariés avancent l'argent. Encore faut-il le leur rendre.
Frais saisis avec justificatif, validation RH en un écran, remboursement via la paie ou en direct : Faclibr remplace l'enveloppe de reçus par un circuit tracé du début à la fin.
Justificatif par ligne
Photographié quand le reçu est encore lisible.
Remboursé sans ressaisie
Sur le bulletin du mois, ou en direct.
FRAIS JUILLET · AYA K.
Brouillon
Soumise
Approuvée
Taxi client Cocody
Transport
8 000
Déjeuner mission Bouaké
Repas
12 500
Plein tournée Sud
Carburant
25 000
Total
45 500 F
Remboursement
Via la paie — bulletin de juillet
Élément variable non imposable généré à l'approbation
3 justificatifs joints · total recalculé depuis les lignes
Le constat terrain
L'enveloppe de reçus, ce grand classique
Le commercial avance le taxi, le technicien paie le carburant, la responsable règle un déjeuner client. Trois semaines plus tard, on cherche les tickets, on discute des montants et on rembourse au jugé une partie de ce qui a réellement été dépensé — le reste part en perte, et la charge n'est jamais justifiée.
Des reçus perdus ou illisibles
Le papier thermique s'efface : la charge devient indéfendable au contrôle.
Des remboursements en retard
Le salarié relance, la RH cherche, la confiance s'use des deux côtés.
Aucune vision du coût terrain
Déplacements, carburant, repas : des montants réels, invisibles dans les comptes.
Faclibr capture le frais au moment où il est engagé.
Ce que vous gagnez
Vos quatre piliers de gestion des frais
Une note par mois, une ligne par frais
Le salarié regroupe ses frais professionnels du mois dans une seule note, rattachée à une période. Chaque dépense est datée, typée et décrite — pas d'enveloppe de reçus à trier en fin de trimestre.
- Note rattachée à un mois, celui du remboursement
- Ligne datée, typée et décrite pour chaque dépense
- Total recalculé depuis les lignes, jamais saisi à la main
Le justificatif attaché à la dépense
Une ligne sans pièce n'est pas défendable. Chaque frais porte son fichier, photographié depuis le téléphone au moment où le reçu est encore lisible.
- Photo, PDF ou scan joint à chaque ligne
- Pièces conservées avec la note et consultables à tout moment
- Charges déductibles justifiées en cas de contrôle
Un circuit de validation qui laisse une trace
Brouillon, soumise, approuvée ou rejetée, remboursée. Chaque étape porte sa date et son auteur — la décision ne dépend plus d'un accord oral que personne ne retrouve.
- Statut visible du salarié comme de la RH
- Validateur et date de décision enregistrés
- Motif conservé en cas de rejet
Remboursement via la paie ou en direct
À l'approbation, le remboursement part sans ressaisie. Sur le bulletin sous forme d'élément variable non imposable, ou hors paie si vous préférez régler immédiatement.
- Mode paie : élément variable généré à l'approbation
- Mode direct : virement, Mobile Money ou caisse
- Date de remboursement tracée sur la note
Paramétrage
Vos types de frais, pas ceux d'un logiciel européen
Les types usuels sont pré-chargés à l'activation du module. Vous ajoutez ensuite les vôtres : ce qui compte pour une entreprise de BTP à Abidjan n'est pas ce qui compte pour un cabinet de conseil. Chaque type devient un axe d'analyse dans vos rapports.
Transport et taxi
Carburant de tournée
Repas et réception client
Hébergement en mission
Communication et forfait
Fournitures avancées
Les résultats
Les bénéfices concrets pour votre entreprise
Des fins de mois sans chasse aux reçus
Les frais sont saisis au fil de l'eau, avec leur pièce. Le mois se clôture sans relancer trois personnes pour un ticket de taxi.
Des charges réellement déductibles
Chaque frais professionnel a son justificatif conservé et son type. Ce qui n'était qu'une sortie de caisse devient une charge documentée.
Des salariés remboursés à date
Le circuit est visible de bout en bout. Plus de note oubliée dans un tiroir, plus de remboursement réclamé deux fois.
Le vrai coût de vos déplacements
Par type, par salarié, par mois : les frais de terrain deviennent une donnée de pilotage au lieu d'une ligne floue en comptabilité.
“Demandez la photo du reçu au moment du paiement, pas le soir. Un ticket thermique photographié dans l'heure reste lisible ; le même ticket au fond d'une poche pendant deux semaines ne justifie plus rien.”
Le conseil de l'expert Faclibr
FAQ
Questions sur les notes de frais
Tout ce que vous devez savoir sur le module Notes de frais de Faclibr.
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